Difficultés en matière d’accueil, de flux, d’informations, de confidentialité et de mise en place du travail collaboratif… : la commune de Flassans-sur-Issole vient de dépasser les 3 500 habitants et l’agencement des espaces de la mairie est devenu problématique. « Notre volonté ? Améliorer l’accueil des usagers, accompagner la montée en compétences des agents et garantir de meilleures conditions de travail », précise Aude Body, première adjointe au maire.
Signalétique, outils, horaires…
D’abord, pendant deux jours en avril 2021, les équipes du Fonds MNT qui accompagnent les lauréats, sont venues, avec des spécialistes du design des politiques publiques, pour réaliser un état des lieux. Visite des locaux et interview du maire, des chefs de service et de quelques usagers : cette enquête terrain a permis de proposer cinq actions-leviers à la collectivité de Flassans-sur-Issole. Après concertation, l’équipe municipale en a retenu trois principales :
- Améliorer la signalétique et la communication afin que les usagers identifient mieux les différents bâtiments et services. Par exemple, améliorer la signalétique aux abords du cinéma, pas facile à trouver, et afficher son programme hebdomadaire de façon visible.
- Créer de nouveaux outils d’échange entre les services. Par exemple, créer un document de suivi partagé entre l’accueil et le service urbanisme pour mieux répondre aux usagers et mieux les orienter.
- Expérimenter de nouveaux horaires. Fermer l’accueil du public le mardi après-midi pour faciliter le traitement des dossiers (demandes d’état civil, inscriptions à la cantine et au périscolaire, gestion de la vie associative…) par les agents de l’accueil.
« Une réelle chance »
Après des ateliers de prototypage organisés les 10 et 11 juin 2021 pendant lesquels agents et élus ont complété et ajusté ces outils, ces actions-leviers sont expérimentées du 14 juin au 8 juillet. Chacun peut donc se les approprier et les améliorer ! « Bénéficier d’un accompagnement extérieur est une réelle chance pour nous. C’est une sorte de formation-action. Cela nous demande du temps, notamment pour mobiliser les différentes parties prenantes. Et nous devons aussi abandonner au préalable certaines idées préconçues… Mais nous nous co-construisons à travers cette démarche, notamment en matière de travail collaboratif et de mode projet », explique Carole Dolignon, directrice générale des services. Mobilisation des agents, modes de travail plus collaboratifs, accompagnement au changement… : le bilan à mi-parcours semble donc très positif pour la ville de Flassans-sur-Issole !
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Légendes photos : en haut, Aude Body (à gauche, sans masque), Carole Dolignon (à droite). En bas : prototype pour le changement d'horaires de la mairie. © DR.
Article publié le 23/06/2021
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